Tecnología

Si otros ya se han subido a 'la nube', ¿por qué tú no?

Ignacio Martínez es director general de Markhaus, una pequeña y puntera empresa madrileña de servicios de Internet. Hace tres años tenía siete ordenadores encajados en un servidor, que, además de costarle entre 14.000 y 21.000 euros, se quedaban obsoletos y había que reemplazarlos. Al margen de que a veces su limitada capacidad podía dejar colgada la web de la compañía y, por tanto, el negocio. Entonces Markhaus decidió subirse a la nube. ¿Qué ha cambiado? Ya no compran máquinas físicas: toda su documentación y la gestión de las webs de los clientes se realiza directamente desde Internet. Lo que compran es capacidad en la nube. Si puntualmente necesitan más, por un aumento del tráfico, entran directamente en la red y ¡zas!, en cuestión de segundos, ya tienen más espacio. Ya no se cuelga su web ni el negocio. Y todos sus empleados tienen acceso al mismo tiempo a documentos, agendas, archivos, etc. Todo le sale mucho más barato: Amazon les cobra unos 200 euros al mes –Acens les cobraba 1.000 euros al mes por tráfico y alojamiento–.

El caso de Ignacio Martínez es un buen ejemplo de lo que la nube ofrece para un pequeño negocio o empresa. Y eso que sólo les hemos contado la parte general: en la letra pequeña deberíamos añadir que Markhaus ha conseguido, con un poco de cuquería, que el e-mail corporativo que le proporciona Google le salga gratis –gracias a que le cobra a sus clientes por sus cuentas y a que Google paga comisiones por haberle llevado a estos clientes–. Y además, con este servicio de pago de Google –40 euros por usuario al año– tiene a su disposición programas de edición de textos, de presentaciones, hojas de cálculo y  capacidad más que de sobra para guardar y compartir con la plantilla todo tipo de archivos.

Pequeña, mediana o grande, la nube es una solución que se adapta como un guante a las particulares necesidades de las compañías. Puede servir para todo el negocio, caso de Markhaus, o para mejorar el servicio a los clientes y, de paso, tener mejor información de cómo está yendo toda la cadena, caso de la empresa de mensajería MRW.

¿Dónde está mi envío? Lo último que ha hecho MRW es aprovechar Internet para mejorar su servicio de información de envíos, ese que todos hemos utilizado alguna vez para ver en qué parte del recorrido está el paquete que hemos enviado por mensajero. En 2010, la empresa de mensajería repartió entre su red de mensajeros 2.500 terminales móviles con lo que éstos escanean y asignan los paquetes que tienen pendientes de reparto. Cada tres minutos, el terminal móvil se comunica con los sistemas de MRW para informarle de las coordenadas  y, por tanto, de dónde se encuentra cada uno de los paquetes. Una maravilla. Pero si se llevara a cabo por el sistema tradicional, sería un absurdo e imposible de abordar económica y tecnológicamente. Con los nuevos terminales, las 300.000 señales diarias se transformaron en 2,7 millones, que debían gestionar los sistemas de la empresa. “¿Para qué bajar los datos a nuestros sistemas y volverlos a publicar en la web, si podíamos hacerlo todo directamente en la nube?”, se pregunta Luis Azoy, director general de Tecnologías del Grupo MRW.

Además, como  los envíos de MRW son siempre urgentes –24 horas–, se podían afinar perfectamente las necesidades de almacenamiento y, por lo tanto, el pago por uso. “Tenía sentido ponerlo en una plataforma como Azure, de Microsoft. Todos los entornos informan del estado del envío lo hacen a partir de Internet –los terminales móviles, las plataformas, etc.– y todas las herramientas que  consultan dicho estado –nuestra web de seguimiento de envíos, sistemas de sms a destinatarios, posicionamiento en Google de los paquetes para seguridad y calidad interna, etc.–, también lo hacen desde Internet”, explica Azoy. Se pueden imaginar que en MRW están más que satisfechos. El proyecto se puso en marcha en sólo un mes. Dedicaron 10.000 euros a consultoría, 2.000 euros a preparar los entornos para apuntar a Azure y 4.000 euros anuales al mantenimiento de la infraestructura necesaria en Microsoft. “Una inversión insignificante en relación a la envergadura del proyecto y el retorno obtenido”, subraya el directivo de MRW. Claro que hubo algún escollo –había que pagar a Microsoft el proyecto con tarjeta de crédito, algo de por sí chocante en España– pero se saldó sin problemas.  Hoy,  Azoy no oculta su satisfacción con el nuevo sistema.  “Francamente, no tiene desventajas. Por lo menos, no para nosotros. Los motivos para subirse al carro de la nube son obvios: es el futuro inmediato y una tendencia imparable, porque sólo aporta ventajas”, apunta, para matizar rápidamente que “la nube no sirve para todo. Primero hay que elegir un proceso no clave para el core de la compañía, con una estructura de datos lo más simple posible”.

Otro caso llamativo que se ha enchufado recientemente a la nube de la mano de Microsoft es Telecinco. Ocurrió con el mundial de fútbol, el verano pasado. Lo retransmitieron en directo por Internet. “Si hubieran optado por la solución tradicional, se hubieran gastado medio millón de euros y hubieran invertido tres o cuatro meses en montajes y desmontajes. Con Azure invirtieron menos de 10.000 euros”, explica Sebastián Lancestremere, director de Operaciones y Márketing de Microsoft.

Los dos últimos casos, el de MRW y el de Telecinco, muestran cómo la nube permite abrir nuevas puertas, opciones hasta entonces inimaginables. Claro que, los ejemplos de empresas movidas por el ahorro de costes son más habituales y numerosos. Y vienen de todos los ámbitos. No hay sector conservador que valga. A gastar menos, se apuntan todos. “La Universidad Complutense de Madrid ha ahorrado con nosotros 896.600 euros y prevé una reducción del consumo de energía eléctrica de un 74% en tres años”, dice Alfonso Ramírez, director general de VMware Iberia. El Ministerio de Defensa es otro caso curioso. Emprendió un proyecto para consolidar dos centros de datos virtuales en un único espacio y ha obtenido un ahorro de más de dos millones de euros en tres años mientras reducía sus emisiones de CO2 en 700 toneladas.

Picos en el tráfico online. El cloud computing no sólo sirve para conseguir ahorros. También para gestionar la red que necesitamos del modo más económico posible. ¿Cuántos servidores hacen falta para que pueda entrar en nuestra web un número variable de gente? ¿Qué ancho de banda necesitamos? El gran avance es que puede hacerse en unos segundos, con unos pocos clics. Así lo ilustra el proyecto que la Red Innova llevó a cabo con Acens el año pasado. La Red Innova es un ciclo de conferencias que se realiza todos los años antes del verano. “Durante las conferencias, reciben una gran carga de tráfico por Internet. Pero, en otros momentos, por ejemplo antes de las conferencias y ocho meses antes de celebrarse, les baja. Necesitaban una solución que les permitiera pagar lo justo en cada momento, dimensionar el tráfico en minutos. Que pudieran verles tanto 50 personas en un momento como 50.000 en otro. Y eso es lo que les proporcionamos”, señala David Sánchez, responsable de cloud computing en Acens.

Los picos de tráfico son esos momentos en los que las empresas se juegan su imagen y su negocio. Si el consumidor está intentando entrar a una web y no puede, la empresa se cae con todo el equipo. Y eso es precisamente lo que buscaron evitar en Cádiz.

Salvando las chirigotas. ¿Cómo privar a sus ciudadanos de los pasos de Semana Santa o las chirigotas del Carnaval?  “Son dos momentos de gran tráfico para el portal del ayuntamiento, que ellos llaman Cadizbook. Es como el Facebook de los gaditanos. Alquilan más espacio en estas fechas y luego lo reducen”, explica Nieves Franco, directora comercial de Arsys.

Esta profesional no tiene ninguna duda de la eficacia del cloud computing para los picos de tráfico en Internet. En su opinión, los buscadores de loterías podrían ser otro cliente potencial, ya que tienen días especialmente intensos como los cercanos al sorteo del Gordo de Navidad. También la gestión de nóminas cuenta con un gran día al mes, y, el resto, un tráfico menor.

Uno de los aspectos más sencillos y útiles cuya gestión permite mejorar la  nube es el e-mail y todas las herramientas que permiten el trabajo en equipo: agenda, documentos… Y aquí una referencia obligada para todo tipo de empresas es Google. Si no, que se lo digan al Grupo Sehrs. Esta empresa turística estaba gestionando unos dos millones de correos basura a diario, lo que suponía más de un 90% de todos los e-mails recibidos. Gestionar esos volúmenes suponía tener que sobredimensionar su red y sus servidores. Un coste innecesario.

“Google Apps nos ofreció la solución para todos estos problemas y, además, de una manera muy simple y para nada costosa”, señala Oriol Verdura Contreras, director de Sistemas y Nuevas Tecnologías del Grupo Sehrs. De repente, dieron con la solución para varios asuntos que les preocupaban: la gestión del spam y de las copias de seguridad del correo electrónico de todos sus usuarios; el espacio de disco necesario para almacenar todos los correos; el acceso vía web desde cualquier punto del mundo; y, además, la posibilidad de utilizar todas las herramientas colaborativas de Apps. “A nivel de inversión económica, la contratación de Google Apps ha supuesto un ahorro de más del 70% respecto a las otras soluciones que se tuvieron en cuenta”, afirma Verdura. En el caso de  Sehrs, los ahorros anuales se cifran en más de 50.000 euros. “Dejando el tema económico aparte, lo que más valoramos de trabajar con Google Apps es la facilidad de uso e implantación, el soporte técnico y el I+D de Google Enterprise, que nos aporta nuevas funcionalidades y soluciones sin ningún esfuerzo de actualización por nuestra parte”, añade Oriol Verdura.

Google es, sin duda, una buena solución para pequeñas y medianas empresas y emprendedores que quieren ahorrar en sus costes y tener su información en la nube. Pero también para grandes empresas. El director de tecnología de Jaguar Land Rover apostó por Google Apps cuando su compañía se separó de su matriz en diciembre de 2009. En un solo fin de semana migró toda la organización a Google Apps –más de 15.000 usuarios–, y empezaron a usar el correo corporativo –Gmail, agenda y contactos–. Con esta migración ahorraron 1,75 millones de dólares.

Tomen nota los ejecutivos de empresas en venta o proceso de fusión. Con estos sistemas, no tiene por qué haber ataques de histeria. Todo puede estar bajo control en horas. “Podría tener encaje en las fusiones bancarias. Desde el día cero puedes seguir dando servicio”, dice Juan Claudio Agüí, director de la oferta de servicios de IBM Global Technology Services.

Sin duda, una de las áreas empresariales en la que la nube tiene mucho –y bueno– que aportar es en la gestión de clientes–. Y ahí la gran referencia de éxito ahora mismo es Salesforce, una empresa especializada en ofrecer a las empresas programas de gestión de clientes –CRM en su terminología en inglés– en la nube.  Sus clientes hablan por ella. “Necesitábamos un sistema CRM que pudiera ser compartido por toda la organización. Las funciones, la facilidad de uso y el éxito de Salesforce nos convenció”, indica  Marcel García, ejecutivo de Álava Ingenieros, propietaria de Preditec. Esta empresa pasó de tener bases de datos estancas en cada una de sus delegaciones, algo que traía problemas a la hora de conocer la marcha del negocio y compartir información entre sus empleados, a tener una solución común para todos sus empleados gracias a Salesforce. Sus ventas han subido un 25%, compartir los datos de venta mejora y acelera la toma de decisiones, los clientes son más proactivos…

Parece que la percepción de que todo mejora, y rápido, tras adoptar esta herramienta es algo compartido. Según una encuesta realizada por una empresa externa entre  6.000 clientes de Salesforce –en total suma 92.300 clientes– algunos dicen que obtienen el retorno del 100% de la inversión en los doce primeros meses; muchos dicen que aumenta el trabajo en equipo –les sube entre el 10% y el 40%– y otro alto porcentaje dice que la información está disponible de forma mucho más rápida –a los que menos les aumenta el 20%; a los que más, el 75%– .  Situarse en un extremo u otro de las citadas bandas dependerá mucho del tamaño, del tipo y del negocio de la empresa.

También la administración pública. Además de empresas y emprendedores, la nube aporta interesantes soluciones de ahorro y de mayor agilidad para unas organizaciones que, al menos en España, realmente lo necesitan: las administraciones públicas. Algunas ya están dando pasos importantes. Uno de los ejemplos más destacados es el de la Junta de Castilla-La Mancha, que el verano pasado decidió subirse a la nube. El proyecto elegido era Papás 2.0., que permitía la comunicación entre todos los agentes educativos –profesores, padres, alumnos- y debía arrancar en octubre. “Era difícil pensar en un modelo en el que los datos están en la nube. Nuestros usuarios están acostumbrados a tener sus datos bajo control”, indica Pedro Jesús Rodríguez, responsable del proyecto en el gobierno regional. El problema de la Junta es que tenía equipos obsoletos: treinta y cinco servidores acababan su vida útil en noviembre. Según se iban retirando, se iban subiendo servidores virtuales de un modo sencillo: “Eliges cuántas CPU quieres, cuántos gigas necesitas, administradores que vas a tener, servicios, das a un botón y creas un servidor, proporcionas la capa de seguridad necesaria…Para las matrículas, que son en mayo y septiembre, creas una plantilla. La borras cuando ya no hace falta y la reutilizas cuando es necesario”, explica Rodríguez. Aunque el proyecto era ambicioso, en la Junta no pueden estar más contentos: un 90% de ahorro de consumo, un 20% en costes de inversión, un ahorro de tres servidores –ahora sólo tienen uno–, mejoras en tiempos de respuesta, con servicios nuevos que pueden ponerse en marcha en minutos…

Sin duda, cuando se vaya corriendo la voz y perdiendo el respeto a la nube,  más gobiernos regionales y ayuntamientos se sumarán a esta gran revolución de Internet. Pero no crean que la nube es la panacea. Todavía no es un centro al que subir todas las bases de datos de la organización y las reglas de negocio. Eso llegará con el tiempo. De momento, hay que ser  prudentes y realistas con las prestaciones que ofrece, que no son pocas. Y no perder de vista que subirse a la nube puede ser fácil, pero bajarse no lo es tanto. Eso, y que la seguridad requiere, de momento, ciertas cautelas. Así que súbase a la nube, pero mantenga todavía los pies en la tierra.