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Cómo y cuándo facturar si eres autónomo

Para la mayoría de autónomos, unas de las principales fuentes de preocupación son la facturación y todo lo relacionado con la fiscalidad. Cuando una persona decide “montarse por su cuenta”, las relaciones con la Seguridad Social cambian y también se modifican los vínculos con el fisco. Si el autónomo ha contratado un gestor, esta nueva situación no será problemática, pero si decide asumir él mismo las cuestiones administrativas, la cosa cambia.

En la actualidad, existen herramientas en internet que facilitan mucho estas tareas. La facturación en la nube a través de portales especializados está ayudando a miles de autónomos a autogestionar sus empresas, sin tener que invertir en ayudas externas. Este software de gestión no solo sirve para confeccionar facturas, también ayuda a llevar la contabilidad y para preparar la declaración de impuestos.

Facturas: conceptos y metodología

Para sacar el máximo partido a los programas de facturación online y entender su funcionamiento conviene conocer unos conceptos básicos. Las facturas son documentos que reflejan una transacción mercantil y son de uso obligatorio por parte de los autónomos. Todos los trabajadores por cuenta propia deben emitir facturas por los trabajos que han realizado.

Las webs especializadas en facturación de servicios, como el portal CAI, incluyen plantillas con modelos de facturas. Todas han de reflejar necesariamente los siguientes datos:

  • Número de factura
  • Fecha de expedición
  • Nombre y apellidos o razón social
  • NIF
  • Domicilio
  • Descripción del trabajo realizado
  • Tipo impositivo (IVA) y retención del IRPF
  • Total del importe a pagar

Además, deberán reflejarse los datos del cliente o receptor de la factura, con su correspondiente NIF.

IVA y retenciones del IRPF

El impuesto del Valor Añadido o IVA debe incluirse siempre en las facturas. Se trata de una cantidad extra que se añade a las facturas y que en realidad pertenece a Hacienda. Por lo general, el IVA aplicado actualmente es del 21%, aunque en función del producto suministrado puede ser menor.

Al margen de esa cantidad añadida, la factura debe reflejar las retenciones correspondientes al Impuesto sobre la Renta. En términos generales, los profesionales autónomos deben aplicar una retención del 15 %, aunque en los dos primeros años como profesional se descuenta únicamente el 7%. El total a facturar dependerá directamente de todos estos conceptos. En resumen, a la base imponible o valor real del servicio habrá que sumarle el IVA y restarle después el correspondiente IRPF.

Las facturas deben emitirse por duplicado, de manera que el autónomo conserve siempre una copia del documento.

Declaraciones trimestrales y cuotas a la seguridad social

Cada trimestre, el autónomo debe pasar cuentas con Hacienda a través del modelo 303 de la Agencia Tributaria. Este sistema de autoliquidación calcula la diferencia entre el IVA que ha soportado el empresario o profesional al realizar sus compras y el que ha repercutido posteriormente al emitir sus facturas. Si el IVA soportado es mayor al devengado, la diferencia será a devolver.

Cada mes de enero se debe realizar una declaración anual del IVA. Este resumen se formaliza a través del modelo 390. En cuanto al ingreso de cuotas a la Seguridad Social, se debe realizar de manera mensual presentando el recibo de liquidación de cotizaciones.