Cómo manejar la agenda semanal y enfocarte en lo importante
Gestionar tu tiempo es gestionar tu vida y una de las claves para conseguir cualquier cosa que te propongas está en tener un set de hábitos y rutinas diarias que te ayuden a mantenerte enfocado. Y esto no se refiere solo a nivel profesional y de negocio, también a tus objetivos más personales como son tu familia, tu salud y tu vida social.
Sin embargo, hay que admitir que esta ambición de tenerlo todo en equilibrio suele sucumbir ante la realidad de no lograr conciliar la vida profesional con la personal, dado que la línea que las separa cada vez se hace más delgada. Ya casi no hay ninguna diferencia entre trabajar desde una oficina en la sede central de tu empresa y trabajar desde un hotel, bar o incluso desde tu casa. La mezcla entre la presencialidad y la virtualidad (el trabajo híbrido) crea la tormenta perfecta para desenfocarte y hacer perder de tu vista aquellas cosas que son realmente importantes.
Los profesores Nonaka y Takeuchi de la Universidad de Harvard recientemente descubrieron que existen varias costumbres que cuando se incorporan en el día a día de una persona, pueden llevarle a alcanzar de manera más rápida y eficiente sus metas. Una de estas costumbres es la idea de adoptar rutinas, ya que ayudan a organizar los pensamientos y, una vez puestos en orden, es más fácil asignarles un espacio concreto dentro de la agenda semanal.
"Para gestionar mejor nuestro tiempo hace falta clarificar, planificar a largo plazo y ejecutar en esa dirección cada día"
Pese a que no hay nada más democrático que el tiempo (todos tenemos las mismas 24 horas), está claro que adquirir estas rutinas en nuestra mente representa todo un reto. Para gestionar mejor nuestro tiempo, ser más productivos y enfocarnos en lo verdaderamente importante hace falta clarificar, planificar con una visión de largo plazo y ejecutar en esa dirección cada día. O, como mejor lo expresa el experto en liderazgo John Maxwell, “puedo predecir el resultado a largo plazo de tu éxito si me muestras tus hábitos diarios”.
Sea que trabajes tiempo completo desde casa, lo hagas de manera esporádica o realices un trabajo híbrido (parte desde casa y parte desde un centro de trabajo), quiero compartir contigo cinco hábitos que te ayudarán a manejar tu agenda semanal, enfocarte en lo importante y hacer del trabajo híbrido una práctica menos caótica.
1. Define un espacio específico y cómodo para trabajar. Establece normas con tus compañeros o familiares para evitar interrupciones.
2. Establece horarios de trabajo y cíñete a ellos. Mantener un horario es lo que te ayudará a crear rutinas y balancear mejor el tiempo que dedicas al trabajo frente al tiempo que dedicas a actividades más personales.
3. Para, estira y respira. Procura por lo menos cada hora hacer una “pausa activa” de máximo 5 minutos, con el fin de reenfocar tu agenda e ir haciendo descansos para mantener tu energía regulada. Es lo que se conoce en productividad como “afilar la sierra”.
4. Empieza tu rutina por la roca. La roca es ese proyecto importante que hará que tu trabajo y gestión aporte verdadero valor a la empresa, se trata de ponerlo primero en tu agenda antes de verte avasallado por el teléfono, el email y las redes sociales.
5. Define objetivos semanales en cada rol. Para mantener ese equilibrio y poner tu atención en lo verdaderamente importante, es necesario que definas por escrito cada semana algo que te gustaría alcanzar en otras áreas de tu vida.
Estoy convencido de que toda persona que desea sacar adelante sus proyectos, sin renunciar a tener una vida personal y profesional equilibrada, necesita sí o sí, aprender a gestionar su tiempo. La mejor manera para hacerlo es con una agenda que le ayude a planificar con una perspectiva semanal y le permita asignar espacios concretos a esos objetivos.
