“Las empresas que no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas serán sancionadas con apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros”
A lo largo de estos últimos años, se han dado muchos pasos para continuar avanzando en la digitalización y lucha contra el fraude fiscal. Sin embargo, a raíz de la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, las compañías y profesionales españoles se han visto obligados a dar un paso más en la adopción de la factura electrónica en sus relaciones comerciales.
La Ley Crea y Crece, al ser de ámbito nacional, afecta tanto a los procesos de emisión como de recepción de facturas electrónicas con empresas proveedores y clientes implantadas en España. Además, se incluyen las empresas no implantadas en nuestro país, pero que operen bajo el registro de IVA en España.
A partir de su aprobación en el Parlamento el pasado día 22 de septiembre de 2022, los empresarios y profesionales con una facturación anual superior a los 8 millones de euros estarán obligados a hacer uso de este nuevo modelo de facturación en un plazo de un año. Por su parte, para aquellas empresas y profesionales con una facturación inferior, el plazo para adaptarse se amplía a dos años tras la aprobación del marco regulatorio.
Cabe reseñar, no obstante, que la entrada en vigor de esta novedad está supeditada a la obtención de la excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del IVA.
Es decir, para que esta norma sea aplicable, también es preciso que la Unión Europea acepte su implementación (tal como se ha solicitado), ya que contraviene el reglamento europeo que permite emitir las facturas en papel, así como la normativa que supedita el envío de facturas electrónicas a su previa aceptación por el destinatario. Reseñar que no se esperan trabas por parte de la UE a este respecto.
Cuando se supere el proceso de adaptación establecido, todos los empresarios y profesionales deberán expedir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales, entendiendo factura electrónica como una factura con un formato electrónico estructurado que utiliza un lenguaje XML (único formato que permite su integración con herramientas informáticas contables y de gestión de negocio) y dejando de ser válidos el resto de los formatos actuales, como pudiera ser el PDF (esté firmado o no). Por otra parte, y de forma añadida, deberán proporcionar información sobre el estado de las facturas tanto si son destinatarios como si son los emisores de las mismas.
Otro punto importante a tener en cuenta para el cumplimiento de la normativa es que los destinatarios de las facturas podrán solicitar una copia, sin incurrir en costes adicionales durante un plazo de cuatro años desde su emisión, independientemente que su contrato se haya resuelto con la empresa o hayan revocado su consentimiento para recibir facturas electrónicas.
Las empresas que, estando obligadas a ello, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas, o no permitan el acceso a esas facturas a personas que hayan dejado de ser clientes, serán sancionadas con apercibimiento o una multa de hasta 10.000 euros.
Para asegurar un buen funcionamiento y aplicación de la normativa, se deberán tener en cuenta una serie de aspectos. Por un lado, el proceso deberá incluir la verificación de la fecha de pago, así como obtener los períodos de pago con el objetivo de que se verifique qué empresas incumplen estas normas anti-morosidad.
Asimismo, las soluciones tecnológicas y plataformas empleadas deben garantizar la interconexión e interoperabilidad gratuita. Se da la posibilidad de que sean propias u ofrecidas por empresas de servicios de facturación electrónica.
Por último, el receptor de la factura no podrá obligar a que el emisor tenga que utilizar una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica concreta.
Desde nuestro punto de vista, a pesar del esfuerzo que supone para las empresas la adopción de estos procesos, la facturación electrónica cuenta con otros beneficios. Por un lado, se agiliza la facturación, reduciendo tiempo y coste, impacto medioambiental y errores humanos. Asimismo, se dota al sistema de una mayor transparencia en la información, reduciendo la morosidad comercial mediante el control de los plazos de pago a proveedores.
Además, recordamos la necesidad de contar con un programa de integración eficaz y completo, para evitar caer en sanciones cuantiosas para la compañía.
