Una nueva investigación muestra que el 92% de los empleados considera que las reuniones son improductivas
Las reuniones en las empresas sirven para diferentes propósitos: que van desde encuentros sociales informales hasta sesiones formales de intercambio de ideas. Sin embargo, a menudo aparecen en los calendarios de los trabajadores como eventos recurrentes que ocupan gran parte del horario laboral. Ahora, una nueva investigación del Harvard Business Review muestra que, alrededor del 70% de las reuniones que se celebran día a día, realmente no solo no sirven para nada sino que impiden que los empleados trabajen y completen sus tareas.
La investigación muestra que el 92% de los empleados considera que las reuniones son improductivas. Y es que, a pesar de lo que pueda pensarse, el nuevo estudio de Harvard señala que durante la pandemia se produjo una disminución del 20% en la duración promedio de los encuentros. Sin embargo, el número de sesiones celebradas aumentó, de media, un 13,5 %.
Asimismo, el estudio advierte que las citas ineficaces pueden tener un impacto negativo en el bienestar psicológico, físico y mental del trabajador. Nace, de esta manera, la "fatiga de Zoom", a consecuencia de las innumerables interacciones online y que, según los neuropsicólogos, contribuye en gran medida al estrés que ya de por sí produce la tecnología. En definitiva, celebrar más encuentros con los empleados no ayuda a alcanzar los objetivos.
La investigación subraya, a su vez, que los gerentes recién ascendidos pueden estar contribuyendo al problema, ya que estos celebran casi un tercio (29%) más de encuentros que otros líderes con más experiencia. Para investigar más y considerar las implicaciones para los nuevos gerentes, el estudio de Harvard ha encuestado a 76 empresas alrededor del mundo que redujeron la cantidad de reuniones durante los últimos 14 meses.
De esta manera, el estudio ha descubierto que, si bien generar confianza y lograr cohesión depende de la frecuencia y la calidad de las interacciones de un equipo, las reuniones no son la mejor manera para que los gerentes recién ascendidos logren estos objetivos. De hecho, hay formas mucho más efectivas de desarrollar vínculos en ausencia de los encuentros presenciales.
En las 76 empresas encuestadas se descubrió que la productividad de los empleados era un 71% más alta cuando los encuentros se reducían un 40%. Según los investigadores, esto se debe, en gran medida, a que los empleados se sienten más empoderados y autónomos. Así, en lugar de regirse por el horario, se les permite hacerse cargo de sus listas de tareas pendientes y se responsabilizaron de las mismas, lo que en consecuencia aumentó su satisfacción en un 52%.
Por otro lado, el estudio demuestra que eliminar el 60% de las reuniones aumenta, en estas empresas, la cooperación en un 55%, ya que se da a los trabajadores la posibilidad de hallar mejores formas de conectarse entre los miembros de los equipos a un ritmo adecuado para ellos, a menudo utilizando herramientas de gestión de proyectos, como Slack o Teams, para ayudar en las comunicaciones específicas de cada proyecto. Al hacerlo, el riesgo de estrés disminuyó en un 57%, lo que mejoró el bienestar general de los empleados.
Cuando las sesiones disminuyeron en un 80%, el estudio descubrió que la percepción que tenían los empleados de que estaban siendo microgestionados disminuyó en un 74%. Las personas se sintieron valoradas, confiables y más comprometidas (44%), y, en consecuencia, aumentaron su productividad.
Por último, la comunicación fue un 65% más clara y más efectiva, favoreciendo que hubiera muchos menos malentendidos. Para revisar una tarea o solicitud, las personas revisarían rápidamente una conversación anterior de Slack o el resumen de un proyecto. Así, el uso frecuente de frases como "Pensé que me habías dicho..." o "Tenía la impresión" rara vez se usaban entre estos trabajadores.
