A partir de 2025, todas las empresas españolas deberán llevar un registro horario digital, verificable y accesible en tiempo real. El Gobierno da así un paso más en la modernización del control de jornada, buscando cerrar las lagunas que aún existían desde que en 2019 se implantó la obligación de registrar la jornada laboral diaria.
Ahora, el papel, las hojas de cálculo o los sistemas manuales dejan de ser válidos: la trazabilidad digital será la única forma aceptada de acreditar el cumplimiento de horarios y descansos.
La medida responde a una doble exigencia: la necesidad de garantizar el derecho de los trabajadores a un tiempo de trabajo claro y limitado, y la de ofrecer a la Inspección de Trabajo herramientas más efectivas para detectar irregularidades.
En la práctica, esto supone que las empresas deberán contar con un sistema digital, ya sea propio o contratado a un proveedor especializado, que registre las horas de entrada y salida de cada empleado, los descansos y, en caso de teletrabajo, la conexión efectiva desde dispositivos corporativos o personales. Los registros deberán conservarse durante al menos cuatro años y estar disponibles de manera inmediata si la autoridad laboral los solicita.
Las sanciones no serán simbólicas. La falta de un registro horario adecuado puede considerarse una infracción grave, con multas que oscilan entre los 751 y los 7.500 euros por trabajador afectado. Para las empresas medianas y grandes, esto puede suponer un riesgo financiero relevante, más aún si se detectan irregularidades reiteradas o se combina con incumplimientos en materia de horas extra o descansos.
El cambio también tiene una dimensión tecnológica y organizativa. Las plataformas digitales que se están consolidando en el mercado, desde aplicaciones móviles con geolocalización hasta sistemas biométricos, prometen automatizar el cumplimiento normativo, pero plantean nuevos retos en materia de protección de datos y privacidad. El uso de huellas dactilares, cámaras o reconocimiento facial deberá ajustarse estrictamente al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), y contar con consentimiento informado del trabajador.
Desde la patronal y las asociaciones de pymes se advierte, no obstante, que el coste de implementación puede ser una carga adicional para los pequeños negocios. Para las microempresas o autónomos con empleados, el Ministerio prevé publicar una guía de soluciones digitales gratuitas o de bajo coste, siguiendo el modelo de las ayudas del programa Kit Digital.
La digitalización del control horario es, en el fondo, una muestra más de cómo la gestión laboral se está automatizando. Lo que comenzó como una obligación administrativa se convierte ahora en un elemento de gobernanza empresarial: los sistemas de fichaje digital se integran con la nómina, la planificación de turnos y el análisis de productividad.
En ese nuevo escenario, cumplir con la norma puede ser no solo una obligación, sino también una oportunidad para profesionalizar la gestión del tiempo y ganar eficiencia.
