Administrar un espacio de coworking hoy en día implica mucho más que abrir las puertas cada mañana. La mayoría de los espacios necesitan un sistema centralizado que permita gestionar miembros, reservas de salas y escritorios, facturación, comunicación con clientes, análisis de uso, control de accesos y operaciones diarias. Un buen software de gestión de coworking no solo facilita estas tareas, sino que ayuda a ofrecer una experiencia sólida a los miembros, reduce errores administrativos y permite escalar el negocio sin necesidad de una gran carga operativa.
En España y Europa, la adopción de software de coworking ha crecido fuertemente en los últimos años, tanto en espacios pequeños como en grandes operadores con múltiples ubicaciones. Esto ha generado un ecosistema de soluciones variadas: desde herramientas ligeras y accesibles hasta plataformas completas y altamente personalizables con integraciones avanzadas.
Esta guía ofrece un análisis detallado de las principales soluciones disponibles, con precios aproximados, opiniones de clientes y enlaces útiles, para que puedas comparar y decidir de forma informada.
Archie — Solución integral y recomendada en general
Archie se posiciona como la solución recomendada en general para la gestión de espacios de coworking, combinando una interfaz fácil de usar, alta valoración por parte de los usuarios en plataformas como G2 y Capterra, y capacidades completas que cubren desde gestión de miembros y reservas hasta facturación, comunicación y analíticas.
Una de las ventajas destacadas de Archie es su disponibilidad en varios idiomas, incluyendo español, y la posibilidad de recibir soporte en español, lo que facilita su uso en entornos multinacionales o espacios con personal hispanohablantes . Esto ha sido señalado positivamente en varias reseñas de usuarios que operan en contextos internacionales.
Funcionalidades principales
Archie ofrece un conjunto muy completo de herramientas que incluyen:
- Gestión de miembros y planes, permitiendo crear y personalizar diferentes niveles de membresía con permisos, accesos y beneficios diferenciados.
- Reservas de recursos: salas de reuniones, escritorios flexibles, oficinas privadas y equipamientos adicionales (proyectores, pantallas, etc.) desde un único panel.
- Facturación automatizada, con configuración de planes periódicos, cobros por uso y recordatorios automáticos de pago.
- Comunicación integrada, incluyendo emails y notificaciones automáticas para recordar reservas, vencimientos de facturas o eventos.
- Paneles analíticos que muestran métricas de uso del espacio, ingresos por periodo, ocupación y tendencias generales.
- Integraciones con calendario y servicios externos como Google Workspace, Microsoft 365 y sistemas de control de acceso.
Estas capacidades hacen de Archie una plataforma muy completa, apta tanto para espacios que están comenzando como para operaciones con altos volúmenes de miembros o múltiples ubicaciones.
Facilidad de uso
La experiencia de uso es uno de los puntos más repetidos en las valoraciones de clientes. En portales como G2, Archie recibe puntuaciones muy altas en categorías como “Facilidad de uso” e “Implementación”, lo que indica que la curva de aprendizaje es baja incluso para equipos sin experiencia técnica previa. Esto es especialmente valorado en coworkings pequeños o medianos, donde el tiempo del equipo suele estar limitado.
Precios (visión general)
Archie utiliza un modelo de suscripción SaaS, con precios que varían en función del tamaño del espacio, cantidad de ubicaciones, número de miembros y módulos contratados. Aunque los precios exactos suelen requerir una consulta directa con el equipo comercial, los planes básicos de software de coworking con funciones esenciales suelen comenzar en torno a ~165$ al mes para espacios pequeños, escalando hacia planes más avanzados.
Para obtener una cotización precisa puedes solicitar una demo directamente con Archie.
Opiniones de clientes
Las opiniones de usuarios en plataformas de reseñas resaltan la intuitividad de la interfaz, la amplitud de funciones integradas, y el soporte responsivo como aspectos positivos. Varios clientes mencionan que Archie ha reducido la carga administrativa al automatizar procesos como la emisión de facturas y la gestión de reservas recurrentes.
Por ejemplo, en testimonios se señala que la gestión de membresías y facturas en un solo lugar ha permitido ahorrar horas de trabajo manual cada semana, y que la disponibilidad de interfaz en varios idiomas (incluido el español) ha facilitado la operación en ambientes multiculturales.
Diferenciadores clave
La gran ventaja de Archie es su visión integral: no es una herramienta aislada de reservas o de facturación, sino una plataforma que cubre prácticamente todas las necesidades operativas de un coworking en un solo panel. Esto reduce la necesidad de integrar múltiples herramientas y simplifica la gestión general.
Nexudus — Plataforma establecida con funciones completas
Nexudus es una de las plataformas más conocidas y utilizadas en la gestión de espacios de coworking a nivel global, y también tiene presencia significativa en España. Es una solución madura, con un conjunto de funciones muy completo y flexible, que permite escalar desde espacios pequeños hasta redes de múltiples ubicaciones.
Funcionalidades principales
Nexudus ofrece herramientas para:
- Membresías y CRM integrado para seguir y segmentar a los miembros.
- Reservas de salas, escritorios y recursos con paneles de disponibilidad e integraciones de calendario.
- Facturación y pagos, incluyendo cobros recurrentes, gestión de depósitos y generación de facturas automáticas.
- Portal para miembros con acceso a reservas, facturación y comunicaciones.
- Automatizaciones, incluyendo reglas de cobro y notificaciones personalizadas.
- Integraciones con sistemas externos (por ejemplo, control de acceso físico o software de contabilidad).
Estas capacidades hacen de Nexudus una opción robusta para espacios con operaciones complejas, altos volúmenes de membresías o necesidad de personalización avanzada.
Facilidad de uso
Nexudus, al ser muy completo, tiene una curva de aprendizaje inicial más alta que soluciones más ligeras. Algunos usuarios en comunidades de coworking comentan que la primera implementación puede requerir asesoría o tiempo de adaptación. Sin embargo, una vez configurado, su uso diario es estable y permite un gran control sobre distintos aspectos del espacio.
Precios (visión general)
Nexudus utiliza un esquema de precio personalizado por espacio y módulos, lo que significa que no hay un precio estándar publicado en abierto. Según experiencias compartidas por operadores, los planes pueden comenzar alrededor de 150$ al mes para espacios con funciones básicas, subiendo hacia rangos superiores si se activan automatizaciones avanzadas, módulos adicionales o se gestionan múltiples ubicaciones.
Opiniones de clientes
Las opiniones de Nexudus destacan su amplitud de funciones y flexibilidad, permitiendo cubrir desde la gestión de membresías hasta integración con paneles de acceso físico. Algunos operadores valoran especialmente la personalización del portal de miembros, lo que ayuda a ofrecer una experiencia más profesional.
Por otro lado, varias reseñas señalan que el soporte y la configuración inicial pueden ser áreas a mejorar, y que la plataforma puede sentirse abrumadora al principio para equipos con menos experiencia técnica o con recursos limitados.
Diferenciadores clave
Nexudus se diferencia por ser muy flexible y modular, permitiendo adaptar prácticamente cada flujo de trabajo según las necesidades específicas del espacio. Esto lo convierte en una opción de largo recorrido para espacios que esperan crecer o diversificar sus servicios.
Cobot — Solución simple y eficaz para espacios pequeños/medianos
Cobot es una opción conocida por su simplicidad, fiabilidad y enfoque directo en las necesidades básicas de un espacio de coworking. Su diseño está pensado para quienes buscan una herramienta que cubra lo esencial sin complejidad excesiva, lo que la hace especialmente atractiva para espacios pequeños o medianos o para quienes se inician en la gestión automatizada de operaciones.
Funcionalidades principales
Cobot incluye:
- Administración de miembros y sus planes de suscripción.
- Reservas de escritorios, salas y recursos en calendarios claros.
- Facturación automática, incluyendo recordatorios de pago y reportes básicos.
- Integración con pasarelas de pago como Stripe o PayPal.
- Reportes con análisis de uso y métricas básicas del espacio.
Estas funciones proporcionan una solución sólida y directa para gestionar las tareas administrativas diarias de un coworking sin requerir configuraciones complejas.
Facilidad de uso
Cobot es valorado por tener una interfaz limpia, sencilla y fácil de configurar, lo que permite a equipos pequeños adaptarse rápidamente y empezar a usar la herramienta con poco entrenamiento.
Precios (visión general)
Los planes de Cobot suelen estar basados en el número de miembros activos, con tarifas que pueden comenzar en torno a ~60 € – 80 € al mes para espacios con pocos miembros y escalar conforme crece la base de miembros o se activan funciones adicionales.
Opiniones de clientes
En comunidades de coworking y reseñas, Cobot recibe comentarios positivos por ser estable, accesible y con un soporte que responde de forma clara. Muchos usuarios lo recomiendan para espacios que no necesitan complejidades avanzadas, pero sí un sistema confiable que cubra lo esencial.
Algunos usuarios mencionan que, aunque Cobot no tiene tantas funciones avanzadas como plataformas más robustas, su enfoque en lo esencial funciona muy bien para la mayoría de las necesidades operativas diarias.
Diferenciadores clave
Cobot sobresale por su equilibrio entre funcionalidades clave y facilidad de uso, ideal para espacios que quieren gestionar sus operaciones sin una curva de aprendizaje pronunciada o costos demasiado altos desde el inicio.
Optix — Plataforma moderna enfocada en la experiencia del usuario
Optix es una solución que busca combinar la gestión operativa de un coworking con una experiencia moderna y centrada en el usuario, especialmente a través de apps móviles personalizables y paneles intuitivos. Esto lo convierte en una opción interesante para espacios que priorizan la experiencia del miembro y la usabilidad móvil.
Funcionalidades principales
- Gestión de reservas de salas, escritorios y recursos.
- Facturación automática y pagos integrados.
- App móvil personalizada, permitiendo que los miembros interactúen con reservas y comunicaciones desde su teléfono.
- Herramientas de CRM y notificaciones para fomentar la participación de la comunidad.
Facilidad de uso
Una de las fortalezas de Optix es su interfaz moderna y enfoque visual, que facilita a los miembros y al equipo administrativo interactuar con la plataforma de forma natural, especialmente desde aplicaciones móviles.
Precios (visión general)
Los planes de Optix para una sola ubicación suelen comenzar alrededor de ~200 € – 250 € al mes, con opciones de crecimiento según funciones avanzadas y personalizaciones de marca.
Opiniones de clientes
Opiniones de usuarios en plataformas de reseñas destacan la calidad de la experiencia móvil y la facilidad con la que los miembros pueden gestionar reservas y pagos desde la app. Algunos usuarios mencionan que la personalización de la app es un punto fuerte si se quiere reforzar la marca del espacio.
Por otro lado, algunos comentarios señalan que, aunque Optix cubre bien las necesidades principales, puede no ser tan completo como otras plataformas en funciones muy avanzadas de automatización o reportes detallados.
Diferenciadores clave
Optix se distingue por su fuerte enfoque en la experiencia del usuario final, especialmente para miembros que interactúan con la plataforma desde dispositivos móviles, lo que puede incrementar la satisfacción y el uso activo de las herramientas del coworking.
Coworkify — Opción ligera y económica para empezar
Coworkify es una plataforma más ligera que apunta a ofrecer gestión básica para espacios que no necesitan funcionalidad excesivamente compleja. Su enfoque en simplicidad y accesibilidad lo convierte en una opción interesante para espacios pequeños o que están comenzando.
Funcionalidades principales
- Reservas de recursos y espacios.
- Gestión básica de membresías.
- Facturación y pagos automáticos.
- Página web frontal que permite mostrar el espacio y gestionar registros en línea.
Facilidad de uso
La interfaz de Coworkify está pensada para ser muy simple de usar, con pocos pasos para configurar reservas, membresías o pagos. Esto facilita mucho la implementación inicial, especialmente si no hay personal técnico disponible.
Precios (visión general)
Los planes de Coworkify parten desde alrededor de ~29 € – 49 € al mes, dependiendo del tamaño del espacio y funciones requeridas, lo que lo hace muy accesible para espacios con presupuestos ajustados.
Opiniones de clientes
Aunque no cuenta con una base de reseñas tan amplia como otras soluciones más grandes, quienes han usado Coworkify destacan su facilidad de configuración y bajo costo como puntos positivos, especialmente para coworkings que recién comienzan o tienen operaciones simples.
Diferenciadores clave
Coworkify se distingue por su modelo económico accesible y su enfoque en cubrir las necesidades básicas sin complejidad.
CoworkingNext — Gestión en la nube con enfoque en seguridad
CoworkingNext es una solución basada en la nube que ofrece capacidades de gestión de miembros, reservas y facturación, con un enfoque en seguridad, disponibilidad y acceso desde múltiples dispositivos.
Funcionalidades principales
- Gestión de membresías y perfiles.
- Reservas centralizadas de recursos.
- Acceso responsivo desde navegadores y dispositivos móviles.
- Copias de seguridad diarias y redundancia, asegurando que los datos del espacio se mantengan seguros.
Facilidad de uso
Los usuarios comentan que la plataforma permite agilizar la gestión de reservas y operaciones diarias, con paneles claros y accesibles desde cualquier dispositivo con navegador.
Precios
CoworkingNext suele requerir una consulta de cotización personalizada según las necesidades específicas del espacio (número de miembros, ubicaciones, módulos, etc.).
Opiniones de clientes
Aunque no hay una gran cantidad de reseñas públicas, los comentarios informales sugieren que ha ayudado a liberar tiempo al gestor del espacio al centralizar tareas administrativas.
Diferenciadores clave
Su énfasis en seguridad y accesibilidad en la nube lo hace interesante para operadores que priorizan estos aspectos.
Cengest — Software español para centros de negocios y coworking
Cengest es un software desarrollado en España y orientado a la gestión integral de centros de negocios, espacios de coworking y oficinas flexibles, con presencia en varios operadores del país.
Características principales
Cengest Cloud ofrece:
- Gestión de clientes (CRM) para leads y miembros.
- Control de ocupación y disponibilidad de despachos, salas y coworkings.
- Administración de contratos y recursos, adaptable a distintos tipos de espacios.
- Facturación automatizada de servicios fijos y consumos, y gestión de domiciliaciones SEPA.
- Informes y estadísticas de uso, ingresos y gastos.
La herramienta se adapta tanto a coworkings como a centros de negocios tradicionales, con una arquitectura cloud que permite acceso desde cualquier ubicación y dispositivo.
Facilidad de uso
Cengest está diseñado para ser adaptable y familiar desde el inicio, con panel inicial que muestra alertas, ocupación y gestiones pendientes de un vistazo.
Precios (orientativo)
Los precios suelen requerir solicitud de demo y cotización directa, dado que el software ofrece módulos personalizables según tamaño de centro y servicios contratados.
Opiniones de clientes
Aunque no existe un repositorio público amplio de reseñas tipo G2 o Capterra, operadores de espacios en España lo han adoptado por su enfoque local, adaptación a normativas y soporte directo en español, aspectos que se valoran positivamente en contextos regionales.
Diferenciadores clave
Cengest destaca por ser una solución española tradicional con décadas de presencia y experiencia específica en la gestión de centros de negocios y coworkings dentro del mercado local.
Conclusión
Elegir el software de gestión de coworking adecuado depende de tus prioridades operativas, presupuesto y nivel de complejidad que deseas gestionar. Aquí va un resumen de recomendaciones según diferentes necesidades:
Archie se destaca como la opción recomendada en general por su enfoque integral, facilidad de uso y valoraciones consistentes de usuarios, especialmente si buscas una herramienta que abarque miembros, reservas, facturación y comunicaciones en un solo lugar, con disponibilidad de idiomas como el español y soporte multilingüe.
Nexudus es ideal si tu espacio necesita flexibilidad avanzada y personalización de flujos operativos, especialmente si tienes múltiples ubicaciones o volúmenes altos de membresías.
Cobot es excelente para espacios pequeños o medianos que buscan una herramienta estable, clara y sin complicaciones.
Optix es muy recomendable si tu objetivo es una experiencia centrada en el miembro, con herramientas móviles potentes y facilidad de uso desde apps.
Coworkify es perfecto si tu prioridad es bajo coste y simplicidad sin funciones excesivas.
CoworkingNext puede ser adecuado si priorizas seguridad de datos y acceso desde múltiples dispositivos.
Cengest es un producto español, con conformidad nativa y adaptación a las normativas y particularidades españolas.
