Los aspectos de la complejidad operativa
La complejidad operativa, a veces inevitable en las empresas, tiene varios aspectos importantes que, si no se cuidan adecuadamente, pueden generarse algunos sobrecostes. Estos son los principales:
Acumulación de procesos desconectados
La funcionalidad es una de las premisas necesarias. Si acumulamos procesos desconectados, eso va en contra del funcionamiento normal de las empresas. Y esto, a la larga, implica un sobrecoste innecesario. Este problema es habitual con un software infrautilizado o con problemas de actualización.
Dependencia de pasos manuales obsoletos
La innovación tecnológica es necesaria para no perder competitividad. Aquí, si se depende de pasos manuales obsoletos que se pueden saltar o soslayar, hay un problema. Este fenómeno es habitual en empresas que no se adaptan a los procesos de cambio.
Fragmentación entre departamentos y funciones
La fragmentación entre departamentos y funciones, si el organigrama no es correcto o es poco funcional, puede generar sobrecostes y una mayor complejidad operativa. Cierto es que en empresas grandes eso es inevitable hasta cierto punto, pero se pueden optimizar los procesos.
Aquí hay un reto por parte de los gestores: conseguir que el organigrama sea funcional, teniendo en cuenta las funciones a cumplir. Con esta información, será más fácil tomar decisiones.
El impacto financiero
Uno de los problemas ocultos de la complejidad financiera está en el impacto financiero que esta genera. Y se manifiestan de varias maneras:
Costes directos: errores, reelaboración, retrasos
En los costes directos, podemos encontrarlos con errores de facturación o contabilización, la necesidad de reelaboración y retrasos en pagos y cobros. Esto, obviamente, se convierte en una problemática porque puede haber sobrecostes por intereses de demora o tensiones de tesorería.
- Errores de facturación o contabilización: en algunos casos, es posible que, por una cadena de mando poco eficiente, se registren errores de facturación o contabilización.
- Reelaboración: se pierde tiempo porque hay que rehacer facturas, recibos, albaranes o comunicaciones internas, si hay errores.
- Retrasos en pagos y cobros: estos retrasos, por falta de coordinación o errores, generan problemas en pagos y cobros.
Costes indirectos: informes más lentos, menor precisión
Existen otros costes indirectos derivados de la complejidad operativa. Los informes son más lentos y la precisión es menor. Este es un problema importante, porque es más difícil realizar acciones y tomar decisiones valorizables económicamente y competitivas.
Si tienes, por ejemplo, que hacer un análisis de datos, una mayor complejidad puede generar costes de procesamiento mayores. Una buena solución alternativa es utilizar un software de Recursos Humanos, un CRM o de producción, pueden ayudar.
Impacto estratégico: poca visibilidad que lleva a decisiones cautelosas o tardías
Cuando hay una complejidad operativa mayor, se pierde visibilidad de determinados detalles y la falta de información implica toma de decisiones cautelosas y/o tardías. En ambos casos, es un problema para la sostenibilidad de un negocio.
El tiempo es un activo valorizable económicamente. Por lo tanto, todo aquello que ayude a no perderlo y a aprovecharlo es favorable para nosotros. Vale la pena tenerlo presente.
El impacto en las personas y la productividad
La complejidad operativa tiene también un cierto impacto en las personas y en la productividad. Por ejemplo, porque la complejidad puede burocratizar las estructuras y, con ello, confundir en algunos procesos productivos. Si esto no se gestiona correctamente, habrá consecuencias a medio plazo en la productividad.
Una mayor complejidad implica, también, desmotivación del capital humano, y ahí es donde vienen los problemas de productividad. Si hay algún tipo de problemas, nos encontramos, claramente, con malos entendidos que se podrían solucionar.
Aquí, los programas de Recursos Humanos proporcionan una ayuda especial para superar los problemas de la complejidad operativa. Y, obviamente, esto permitirá solventar los problemas de productividad que se puedan originar.
Cumplimiento y exposición al riesgo
Las inconsistencias de los datos entre los sistemas puede generar numerosos problemas en los cumplimientos de las funciones y su registro. Por ejemplo:
- Brechas de cumplimiento: la brecha de cumplimiento se puede dar cuando hay un elemento de complejidad mayor de lo esperado. ¿La razón? Que si no existe la formación necesaria, es más difícil cumplir las funciones asignadas. Los gaps que se pueden dar por inconsistencias de datos, muchas veces por duplicidades o por información superpuesta, generan inconvenientes.
- Problemas de auditoría: en una auditoría, es fácil que, por la complejidad operativa, encontremos problemas y la imposibilidad de conciliar los datos. Una auditoría tiene que hacer un análisis en profundidad, de manera que, cuanto más complejo sea el proceso, peor.
Cómo las herramientas modernas reducen la complejidad
Existen muchas herramientas que pueden reducir la complejidad, desde software de Recursos Humanos a un ERP integral, pasando por sistemas de fichaje horario automático o similares. Veamos algunos ejemplos:
- Flujos de trabajo centralizados: esto sirve para reemplazar los pasos fragmentados y, así, reducir la complejidad y los riesgos. Para ello, se debe tener un programa común para que se pueda distribuir la tarea desde un punto fijo; los ERP y los gestores de tareas ayudan a ello.
- Flujos de datos automatizados: el uso de los flujos de datos automatizados mejora la precisión en la toma de decisiones. Aquí hay herramientas como un ERP, CRM o un software de gestión de Recursos Humanos que incluyen algoritmos de análisis de datos. La idea es que no sea necesario repetir tareas innecesariamente.
- Procesos estandarizados que reducen el riesgo operativo: el orden y la organización planificada ayuda a reducir el riesgo operativo. Por eso, no es solo una cuestión de know-how empresarial, sino de utilizar la tecnología adecuada. Ahora bien, es necesario que estos estándares sean fácilmente reconocibles para los equipos.
Cómo evaluar tu propio nivel de complejidad
La evaluación del nivel de complejidad parte de un trabajo previo estructurado. Por ejemplo, que los gerentes o directivos se planteen hasta qué punto introducir nuevos elementos dificulta los tiempos de ejecución de una tarea y los resultados; para ello, hacer un estudio con los KPIs ideales.
Si se comprueba que hay un gasto mayor o de tiempo, conviene comprobar cuáles son los cuellos de botella. Es decir, aquellos puntos en los que se ralentizan significativamente las acciones que se realizan. Conviene poner el foco en estas cuestiones.
Asimismo, se deben revisar cuáles son las tareas repetitivas que se podrían evitar o simplificar. En estos casos, siempre que se pueda reducir ese volumen de repeticiones, es positivo para el trabajo.
Y, finalmente, hay que valorar cuál es el coste de oportunidad de no actuar. En algunos casos, no implementar las mejoras supone una pérdida económica de peso. También se puede cuantificar para, así, extraer conclusiones.
Desarrolla una estrategia de simplificación
La estrategia de simplificación es necesaria para eliminar gaps, cuellos de botella y costes ocultos. Para ello, hay que trabajar con estos ejes que van a ayudar a tomar decisiones:
- Implementación de software especializado: incluir herramientas de software de Recursos Humanos, contabilidad, financiera, CRM o de inventario permite simplificar las distintas acciones. Esto implica un periodo de tiempo, pero una vez que se asuma el uso, se simplifican los procesos. Conviene priorizar las soluciones digitales flexibles y escalables.
- Identificación de pasos ineficientes: localizar los pasos o procesos ineficientes es clave, porque son redundancias que generan gasto. Por lo tanto, es conveniente identificarlos adecuadamente y solucionarlos para no perder tiempo ni recursos.
- Mantener una comunicación fluida: la comunicación fluida entre los miembros del equipo es fundamental para que sea más rápido implementar los cambios digitales necesarios. La capacidad organizativa de los líderes empresariales, en este caso, aporta un valor añadido.
Todos estos pasos contribuirán a reducir los costes ocultos y problemas asociados a la complejidad operativa.
Conclusión
El trabajo de identificación de problemas es necesario para implementar soluciones modernas. Puedes utilizar un software de Recursos Humanos y otras soluciones de gestión para reducir los costes ocultos empresariales. Puedes tener más niveles de gestión, pero es posible trabajar de forma más eficiente si cuentas con know-how organizativo y con las herramientas necesarias.
