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Opinión

Por Karim Jouini

Digitalización y control de gastos, una prioridad para las empresas  

“Las previsiones indican que la inversión en tecnología crecerá este año ocho veces más que la economía” 

De acuerdo con un informe de la consultora IDC, en 2023 las empresas españolas gastarán 53.000 millones en soluciones IT. Esta cifra representa un aumento superior al 3% en relación con 2022 y, yendo aún más lejos, las previsiones indican que la inversión en tecnología crecerá este año ocho veces más que la economía. Ahora bien, ¿cómo se explica que en un contexto de incertidumbre como el actual, las organizaciones sigan consolidando su transformación digital? 

La Covid-19, primero, y la reconfiguración del mundo del trabajo en la postpandemia, después, han demostrado a los directivos de las empresas que digitalizar sus procesos ha dejado de ser una opción y se ha convertido en una prioridad para impulsar sus negocios. En definitiva, las soluciones tecnológicas han venido a dar respuesta a lo que hoy en día puede considerarse como la prioridad número uno de las organizaciones: lograr que sus procesos sean lo más eficientes posible. 

Si hablamos específicamente de la gestión de gastos, una tarea de por sí compleja, pero no por ello menos estratégica, la digitalización ha venido a revolucionar la manera en la que trabajaban en el pasado los departamentos contables. 

De acuerdo con un estudio de GBTA, un empleado destina 20 minutos de media a completar una nota de gastos cuando no cuenta con soluciones automatizadas que le ayuden a realizar esta tarea. Si a esto se le suma que uno de cada cinco informes contiene errores o falta de información, lo que obstaculiza el trabajo de validación por parte de los equipos financieros, se puede decir que la pérdida de dinero para la empresa es más que considerable. También, según otro documento de la firma PwC, hasta el 2021, más de la mitad de las empresas continuaban utilizando documentos de Excel para realizar sus informes de gastos.  

Con herramientas de solución de gestión de gastos, las organizaciones puedan ahorrar hasta un 80% del tiempo que consume este proceso. Una vez que los empleados efectúan una compra, solo deben hacer una fotografía de su justificante desde la aplicación o subir un PDF de este a la plataforma. La tecnología OCR (Optical Character Recognition) de la app reconoce más del 99% de la información de los tiques y facturas, ayudando a los trabajadores a ahorrar tiempo a la hora de declarar sus desembolsos. 

Además de apostar por la eficiencia, en épocas de crisis las empresas movilizan también todos sus esfuerzos para optimizar el gasto. Sin embargo, alcanzar este objetivo no es posible si la información financiera de la misma no se encuentra centralizada en un solo lugar y actualizada en tiempo real.  

Los administradores pueden acceder en pocos clics a los desembolsos realizados por los equipos. De este modo, tienen la posibilidad de detectar anomalías u oportunidades de mejora, realizar informes y tomar decisiones más inteligentes. Además, dado que la solución cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria, todos los tiques y facturas digitalizados tienen el mismo valor legal que la versión en papel de estos. Algo que contribuye a facilitar y automatizar cada vez más el control financiero y, por otro lado, a ahorrar en espacio de almacenaje y por ende presupuesto destinado al alquiler.  

De hecho, según una encuesta realizada por Gartner a más de 2.000 Chief Information Officers (CIOs) en todo el mundo, la inteligencia empresarial y el Data analysis será una inversión prioritaria en 2023, junto con la seguridad de información y las plataformas de datos.  

Es por todo esto que puede comprenderse que, incluso en un contexto de incertidumbre, las empresas sigan invirtiendo de manera masiva para digitalizarse. Y es que la tecnología hoy en día ha demostrado que no solo aporta promesas, sino resultados tangibles en un presente cada vez más desafiante.  

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