TravelPerk, la plataforma de gestión de viajes y gastos para empresas, publica hoy un nuevo estudio que revela el coste oculto que los procesos de gastos anticuados suponen para empleados y equipos financieros. Los datos, basados en una encuesta realizada a 1.000 empleados españoles que viajan por trabajo, muestran que el 85 % tiene dificultades para gestionar sus gastos durante estos desplazamientos. Uno de cada cuatro (26 %) utiliza su tarjeta de crédito personal para realizar compras importantes durante estos viajes, y un 27 % sufre retrasos en los reembolsos.
Cómo pueden las empresas simplificar el proceso de gestión de gastos de viaje:
- Claridad sobre las políticas de viajes y gastos: Casi 1 de cada 5 (18%) empleados afirma desconocer qué es reembolsable, y el 20% se preocupa por exceder el presupuesto durante los viajes. Al integrar las directrices directamente en el proceso de reserva y pago, las empresas pueden eliminar la incertidumbre y promover un mejor cumplimiento desde el principio.
- Automatizar para lograr eficiencia: El 23% de los empleados afirma que el proceso de gastos de su empresa es demasiado complicado, y el mismo número afirma no encontrar el tiempo para presentar reclamaciones tras sus viajes. Además un 28 % reconoce perder recibos durante sus desplazamientos. Al preguntarles cómo la IA podría mejorar la experiencia de viaje, una cuarta parte (26%) de los empleados mencionó la automatización del proceso de gastos como su prioridad.
- Centralizar gestión de viajes y gastos en una única plataforma para mejorar el control financiero: Actualmente, el 30 % de los empleados sigue utilizando plataformas de uso particular para reservar viajes de negocios. Si le añadimos el uso de tarjetas personales para gastos, esta fragmentación complica la conciliación de gastos, consume tiempo valioso persiguiendo aprobaciones y recibos, y limita la visibilidad financiera.
GVB, un proveedor líder europeo de movilidad, automatizó el proceso de gastos a principios de este año. "Antes se tardaba entre 10 y 15 minutos en registrar un informe de gastos. Ahora se hace en apenas 10 segundos. Es una mejora de rendimiento de hasta 60 veces", afirmó Philipp Röthlisberger, miembro del Consejo de Innovación de GVB. GVB estima que esta eficiencia le ha permitido a su equipo recuperar más de 300 horas al año.
Metodología
TravelPerk encargó a la empresa de investigación OnePoll la realización de una encuesta entre el 12 y el 19 de marzo de 2025. El trabajo de campo se completó durante 5 a 7 días laborables e involucró a 4.000 participantes (1.000 de cada país: Reino Unido, EE. UU., Alemania y España) que viajan por trabajo. La muestra se recopiló mediante una encuesta cuantitativa en línea para garantizar la coherencia y la comparabilidad entre mercados.
